Briefing

Besser Briefen

18. März 2022       4 Minuten

Checkliste für einen erfolgreichen Start mit der neuen PR-Agentur

Vielleicht kennst du das auch: Du hast eine leitende Position in einem Unternehmen und beschäftigst dich jeden Tag mit eurem Produkt oder eurer Dienstleistung. Doch an einem bestimmten Punkt kommst du nicht weiter: Eure innovative Geschäftsidee ist doch zu erklärungsbedürftig, Wettbewerber setzen euch zu oder ihr erreicht nicht die gewünschte Zielgruppe. Um das ganze Potenzial eurer Marke zu heben und sie bekannter zu machen, benötigst du die Unterstützung einer schlagkräftigen Agentur, denn intern könnt ihr den Aufwand nicht stemmen oder es fehlt das Know-how. Aber wie holst du die Kreativen, welche die Hintergründe, Ziele, Produkte und die Kunden deines Unternehmens (noch) nicht kennt, am besten mit ins Boot?

In unserer täglichen Arbeit stellen wir immer wieder fest, dass das Onboarding entscheidend für eine gute Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Agentur ist. Das mündliche oder schriftliche Briefing soll uns in die Lage versetzen, den größtmöglichen Erfolg für dein Unternehmen herauszuholen. Aber wenn man so tief im eigenen Haus drinsteckt, übersieht man gerne das Offensichtliche – und auch aus anderen entstehen schnell blinde Flecken in der Aufgabenbeschreibung. Unsere Checkliste gibt euch hier konkrete Tipps fürs Briefing an die Hand. Je mehr Gedanken du dir im Vorfeld machst, desto besser kannst du deine persönlichen Erwartungen an die PR-Aktivitäten formulieren. Abhängig von deinem Geschäftsmodell und deiner Branche kann es sinnvoll sein, dass du selbst noch einzelne Punkte ergänzt, die du wichtig findest.

1. Unternehmenshintergrund

  • Unternehmensgeschichte, -organisation und –philosophie
  • Wer ist die Zielgruppe?
  • Welches Image besitzt das Unternehmen?
  • Was sind die Stärken und Schwächen des Unternehmens?
  • Welche Wettbewerber gibt es?
  • Wodurch hebt sich das Unternehmen vom Wettbewerb ab?
  • Wie lässt sich die Ist-Situation beschreiben?

2. Produkt/ Dienstleistung

  • Welche Produkte oder Dienstleistungen bietet das Unternehmen an?
  • Welches Problem lösen die Produkte oder Dienstleistungen?
  • Wie hebt sich das Produkt/die Dienstleistung ab? (Qualität, Preis, Zusatzfunktionen …) Gibt es ein Alleinstellungsmerkmal?
  • Wie verbreitet oder bekannt ist das Produkt/die Dienstleistung am Markt?
  • Wie soll das Produkt/die Dienstleistung positioniert werden? Welche Eigenschaften spielen für die Kommunikation eine Rolle?

3. Kommunikationsziel

  • Was ist das Ziel der Kommunikationsarbeit? (z.B. Berichterstattung über (neue) Produkte, Markenbekanntheit und Marktposition stärken, neue Märkte/Zielgruppen erschließen, Krisen meistern …)
  • Wurden in der Vergangenheit bereits Marketing- oder Kommunikationsmaßnahmen zum Erreichen dieses Ziels umgesetzt?
  • Welche Kernbotschaft soll vermittelt werden?
  • Existieren für die Kommunikation rechtliche Einschränkungen? (z.B. bei Gesundheitsversprechen)
  • Was ist der konkrete Auftrag der Agentur?

4. Umsetzung

  • Welche Vorgaben gibt es im Hinblick auf Corporate Identity und Corporate Design?
  • Gibt es spezielle Unternehmensrichtlinien für die Kommunikation?
  • Hat das Unternehmen bereits eine Medienbeobachtung beauftragt?
  • Gibt es vom Unternehmen durchgeführte Studien oder interne Zahlen, die für die PR genutzt werden können?
  • Gibt es Experten im Unternehmen, die als Zitatgeber oder Interviewpartner herangezogen werden können?
  • Hat das Unternehmen gute Kontakte zu bekannten Persönlichkeiten oder Journalisten?
  • Welche Abteilungen und Personen sowie externen Dienstleister sind an der Umsetzung der PR-Maßnahmen beteiligt?
  • Wer fungiert als Ansprechpartner für die Agentur? Mit wem müssen welche Entscheidungen abgestimmt werden? (Rollen, Prozesse, Verantwortlichkeiten)
  • Existieren potenzielle Herausforderungen oder Probleme, die bewältigt werden müssen?

5. Zeitplan und Budget

  • Gibt es zeitliche Vorgaben (z.B. Termin für die Markteinführung eines neuen Produkts)?
  • Welches Budget / welcher Budgetrahmen steht zur Verfügung?

6. Erfolgskontrolle

  • Gibt es bestimmte KPIs, an denen das Unternehmen den Erfolg der PR-Maßnahmen misst?
  • Mit welchen Instrumenten wurden PR-Maßnahmen bisher gemessen?

Dir fällt es schwer, das Briefing selbst zu formulieren? Gerne unterstützt dich deine PR-Agentur dabei! Hat die Agentur alle wichtigen Informationen von dir erhalten, ist sie am Zug: Im Re-Briefing fasst sie noch einmal alle wesentlichen Punkte zusammen und stimmt sie erneut mit dir ab – so vermeidet ihr Missverständnisse und die Agentur lernt dein Unternehmen noch besser kennen. Auch wenn dieser Prozess etwas aufwendig ist: Die Zeit ist in jedem Fall gut investiert. Denn auf Basis des Briefings und des Re-Briefings erstellt die Agentur die Roadmap für dein Unternehmen, mit der du dein Ziel ohne Umwege ansteuern kannst.